safeFM 006 - Rechtsgrundlagen und Leistungen der Instandhaltung und Prüfung von Anlagen
Inspektion, Wartung und Prüfung von haus- und sicherheitstechnischen Anlagen im FM
08.04.2024 18 min Carsten Janiec
Zusammenfassung & Show Notes
Auf welcher rechtlichen Basis werden Inspektions-, Wartungs- und Prüfleistungen erbracht, wonach richtet sich das Leistungssoll? Diese Frage hat einen erheblichen Einfluss darauf,
In dieser Folge geht es um die Konkretisierung der Instandhaltungsleistungen, also die Frage, welche Tätigkeiten sind bei der Wartung durchzuführen.
Die typische Definition der Instandhaltung gem. DIN 31051 und EN 13306, die die Instandhaltung als „die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen, sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann.“ definiert, hilft hier nicht weiter.
Es geht vielmehr darum, dass konkrete Leistungssoll herauszuarbeiten. Hilfreiche Normen hierzu können u.a. sein:
DIN 31051, EB 13306 --> Instandhaltung, allgemein
VDMA 24176 - Inspektion von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden
VDMA 24186 - Leistungsprogramm für die Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden
DIN 1986-3 - als Beispiel für (technische) Fachnormen zur Instandhaltung konkreter Anlagen
AMEV Wartung 2014 - Wartung 2018 (amev-online.de)
VdS Klausel SK 3602 - Prüfrichtlinien nach Klausel SK 3602 (vds.de)
Bei Fragen könnt ihr mir eine Email an podcast@safe-fm.de schreiben.
Die typische Definition der Instandhaltung gem. DIN 31051 und EN 13306, die die Instandhaltung als „die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen, sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann.“ definiert, hilft hier nicht weiter.
Es geht vielmehr darum, dass konkrete Leistungssoll herauszuarbeiten. Hilfreiche Normen hierzu können u.a. sein:
DIN 31051, EB 13306 --> Instandhaltung, allgemein
VDMA 24176 - Inspektion von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden
VDMA 24186 - Leistungsprogramm für die Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden
DIN 1986-3 - als Beispiel für (technische) Fachnormen zur Instandhaltung konkreter Anlagen
AMEV Wartung 2014 - Wartung 2018 (amev-online.de)
VdS Klausel SK 3602 - Prüfrichtlinien nach Klausel SK 3602 (vds.de)
Bei Fragen könnt ihr mir eine Email an podcast@safe-fm.de schreiben.
Transkript
Willkommen zu SAFE FM, dem deutschsprachigen Podcast zu Facility Management,
Brandschutz, Arbeits- und Gebäudesicherheit.
Moin Leute, ja ich freue mich, dass ihr auch wieder bei der sechsten Folge des
SAFE FM Podcast dabei seid.
Bevor wir in der nächsten Folge wieder mit einem Thema rund um den organisatorischen
Brandschutz aus unserer kleinen Serie weitermachen, möchte ich heute nochmal
ein paar Anmerkungen zum Thema Instandhaltung machen.
Das ist ein Thema, was uns ja alle sehr, sehr stark betrifft,
wenn man sich mit Facility Management auseinandersetzt.
Aber nach meinem Dafürhalten sind da viele Unsicherheiten verbreitet.
Konkret soll es heute darum gehen, welche Rechtsgrundlagen regeln eigentlich
das, was sich bei der Instandhaltung und Prüfung haustechnischer sicherheitstechnischer
Anlagen im Rahmen des FM zu erfüllen habe.
Schauen wir uns als erstes einmal den Begriff der Instandhaltung gemäß DIN 31051 bzw.
Der EN 13306 an.
Dort wird Instandhaltung definiert und ich zitiere,
als die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen
des Managements während des Lebenszyklus eines Objektes, die dem Erhalt oder
der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient,
sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann.
Erstmal eine sicherlich typisch akademische Definition.
Wenn man sich jetzt aber anschaut, dass man unter Instandhaltung als Oberbegriff Wartung,
also die Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus eines geplanten Abnutzungsvorrats betrachtet,
die Inspektion,
also das ganze Kontrollieren und Überwachen des Ist-Zustandes,
die Instandsetzungsmaßnahmen, also alles das, was der Wiederherstellung des
Sollzustandes dient und natürlich auch Verbesserungsmaßnahmen,
um zum Beispiel die Anlagen funktionssicherer zu machen, hygienischer zu machen
oder heute auch ein Riesenthema, energieeffizienter zu machen,
ist das vielleicht etwas plausibler oder bildhafter.
Im Facility Management haben wir regelmäßig das Thema Inspektion und Wartung auf dem Zettel.
Das ist genau das, was man in diesem Bereich macht.
Hiervon müssen wir allerdings trennen den ganzen Bereich der Prüfung sicherheitstechnischer
Anlagen in Sonderbauten nach Prüfverordnung der Länder, verschieden geregelt,
in verschiedenen Bereichen auch geregelt oder normativen Zusammenhängen teilweise geregelt.
Diese Aufgaben werden wahrgenommen durch die bautungsrechtlich bestellten Sachverständigen,
Personen, die für die Prüfung entsprechender Anlagen nach Bauordnungsrecht zuständig
sind. Das ist ein Sonderthema, das gucken wir uns am Ende nochmal an.
Wir bleiben bei dem, was im Rahmen des FMs und insbesondere der Facility Services
wirklich als Inspektions- und Wartungsleistung durchgeführt wird.
Wenn man so eine Aufgabe hat, dann kommt es ja immer mal zu der Frage,
ja was muss ich denn nun machen? Was ist denn jetzt die Rechtsgrundlage?
Welche konkreten Maßnahmen sind durchzuführen?
Auf deutsch gesagt, wofür bekommen wir eigentlich unser Geld?
Und wenn man dann die Frage stellt, ja was könnten denn die Rechtsgrundlagen
sein, kommt heutzutage im FM so eine reflexartige Antwort, ja das sind die VDMAs.
Das ist eine mögliche Antwort, die VDMA 24176, Inspektion von technischen Anlagen
und Ausrüstung in Gebäuden.
Und dann gibt es die VDMA 24186, die Leistungsprogramme für die Wartung von
technischen Anlagen und Ausrüstung in Gebäuden enthält.
Ja, gucken wir uns gleich an. Die haben sicherlich eine gewisse Begründung und
sind häufig wahrscheinlich auch vereinbart.
Aber das schauen wir uns gleich an.
Auf weitere Nachfrage kommt dann vielleicht irgendwann mal eine Herstellervorgabe.
Ja, der Hersteller sagt, ich muss mir das und das und das angucken. Auch richtig.
Wenn man dann noch weiter bohrt, kommen Hinweise auf Fachnormen.
Ich habe jetzt hier mal etwas aus dem Bereich der Sanitärtechnik mir herausgesucht,
weil es gerade ganz aktuell ist.
Die DIN 1986 Teil 3 ist schon erschienen, hat aber das Veröffentlichungsdatum Mai 2024.
Regelt den Betrieb und die Wartung entwässerungstechnischer Anlagen für Gebäude und Grundstücke.
Und da gibt es ein Kapitel 8 Inspektion und Wartung und das bricht sich dann
runter über das Kapitel 9 Gefahren bei der Arbeit an Entwässerungsanlagen bis
zum Kapitel 10 Inspektion und Wartungsmaßnahmen.
Wenn man da jetzt ein bisschen weiter reinschaut, dann sieht man,
dass dort ein Katalog aufgeführt wurde, der Anlagenteile aufführt,
Maßnahmen beschreibt und auch konkreter sagt,
was durchzuführen ist und zeitspannend festlegt.
Das gibt es nicht nur hierfür im Sanitärbereich, das gibt es für ganz,
ganz, ganz viele haustechnische Bereiche mittlerweile.
Aber auch das ist ja die Frage, warum sollte ich das machen?
Und jetzt fragt man nochmal wieder nach und sagt, ja, was regelt denn wirklich,
was ihr konkret machen müsst in diesem Objekt?
Und dann kommt vielleicht die Antwort, ja, der Vertrag oder das Leistungsverzeichnis,
was de facto ja dann Anhang und damit Bestandteil des Vertrages geworden sein sollte.
Und das ist genau richtig. Das ist extrem wichtig, wie wir uns gleich anschauen werden.
Es gibt da noch so ein, zwei, drei andere Vorgaben, die dann immer wieder genannt werden.
AMEF, also aus diesem Arbeitskreis Maschine und Elektrotechnik staatlicher und
kommunaler Verwaltung, gibt es noch Wartung 2014,
ein Dokument, das ist ganz interessant, dürfte natürlich primär für die öffentliche
Verwaltung maßgeblich sein, auch wie sie Verträge schließen soll und für Auftragnehmer,
die eben öffentliche Aufträge annehmen.
Interessant ist, dass hier so ein bisschen die Vertragsgrundlage definiert wird,
aber im Endeffekt ist das relativ, ja ich sag es mal ganz flapsig, oberflächlich.
Und jetzt könnte man natürlich die Frage stellen, was fehlt noch?
Es mag ja möglicherweise auch gesetzliche und untergesetzliche Vorschriften
geben, die einzuhalten. sind.
Zum Beispiel die Vorgaben des Arbeitsschutzes, die in Unfallverhütungsvorschriften münden,
sind gemäß Sozialgesetzbuch 7 vom Charakter her wie ein Gesetz für die Unternehmen
und die Versicherten der gesetzlichen Unfallversicherungen zu sehen.
Sie beinhalten also quasi gesetzliche Pflichten, die einzuhalten sind.
Auch sowas sollte man sich anschauen. Und es können natürlich auch besondere
Pflichten aus Versicherungsverträgen folgen.
Da denkt man natürlich schnell im FM an die sogenannte VDS-Klausel SK 3602 Prüfung
elektrotechnischer Anlagen.
Es gibt also, das sehen wir hier, ein ganzes Bündel von Sachen.
Und daraus folgt dann schnell die Frage, ja, aber wonach muss ich mich denn
jetzt wirklich richten?
Okay, wir haben einen bunten Strauß und wir halten fest, dass ich als FM-Dienstleister
im Regelfall nicht der direkte Adressat der Vorschriften bin,
sondern ich werde vom Auftraggeber eingeschaltet, seine Pflichten zu übernehmen.
Daher ist immer der Vertrag erst einmal das Maßgebliche.
Darin sollte nämlich geregelt sein, was im Rahmen der Wartung zu tun ist.
Und da sind wir dann wieder schnell bei den beiden oben genannten VDMA-Regelwerken,
weil das wird häufig damit reingeschrieben.
Jetzt kann es aber sein, dass das, was im Vertrag steht, zum Beispiel hinsichtlich
der Fristen, die sich aus der DIN 1986 Teil 3 ergeben, Abweichungen bestehen.
Die Anforderungen aus der DIN sind möglicherweise höher, die Fristen kürzer
als im Vertrag geregelt.
Und dann, bin ich der Meinung, besteht eine Hinweispflicht des Auftragnehmers,
weil er ja über besondere Fach- und Sachkunde verfügt, ansonsten würde er diesen
Auftrag ja nicht übernehmen, gegenüber dem Auftraggeber.
Und musst ihn dann aufklären und idealerweise bietet er gleich mit an und sagt hier komm,
müssten wir richtig so machen in der entsprechenden Fristigkeit oder im entsprechenden
Leistungsumfang und das kostet dich dies und jenes.
Es mag natürlich dann den Widerspruch von Seiten des Auftraggebers geben,
der lautet, naja, das hättest du mir aber bei der Vertragsvergabe aufgrund des
vorgelegten LVs mitteilen müssen, Das geht jetzt so nicht mehr.
Das ist ein juristisches Thema. Das wollen wir jetzt hier nicht weiter diskutieren.
Und danach kommen definitiv die Herstellervorgaben, um zum Beispiel auch Gewährleistungen
nicht zu gefährden und dann gesetzliche Vorgaben, Fachnormen und so weiter und so fort.
Dass im Grunde genommen, wie ich das schon am Anfang in der ersten Folge gesagt
habe, ohne wirkliche präzise Kenntnis des Vertrages und seines Inhaltes es sehr,
sehr schwer ist, die FM-Leistung vernünftig zu erfüllen.
Und wie gehen wir jetzt damit praktisch um? Das ist ja so die nächste Fragestellung.
Ich muss mir also die für die jeweilige haustechnische Anlage,
sicherstechnische Anlage, was auch immer, passende und auch örtlich und in sonstigen
Sachzusammenhang passende Vorschrift heraussuchen.
Daraus Wartungspläne, wobei das eher so ein übergreifender Begriff,
sondern viel, viel eher konkrete Arbeitskarten erarbeiten.
Da kann ich auf die VDMA zurückgreifen, muss aber abgleichen,
ob das, was da drinnen geregelt ist, eben dem aus den Fachnormen entspricht.
Da wäre ich immer etwas vorsichtig.
Eine Blanko-Arbeitskarte zum Beispiel, es gibt auch ausgefüllte,
aber eine Blanko-Arbeitskarte findet sich in dem AMEF-Dokument.
Wenn ich jetzt dieses Leistungssoll so heruntergebrochen habe,
dass ich das auf operativer Ebene umsetzen kann,
muss ich schauen, ob es noch Vorgaben hinsichtlich der Qualifikation des zu
einzusetzenden Personals gibt und dann die Arbeiten wirklich ausführen lassen,
eben durch dieses hinreichend qualifizierte Personal.
Dann dokumentiere ich die Arbeit.
Wenn ich das in der 1,12-Regelung pro Monat mit der Monatspauschale schon bekommen
habe, im Wartungsplan dokumentieren, dass ich diese Arbeiten erfüllt habe.
Die Spezialthematik Prüfverordnung sicherheitstechnischer Anlagen habe ich rausgenommen,
weil es eine gesetzliche Pflicht ist.
Diese Prüfungen im Regelfall ja durch den FM-Dienstleister nicht selber durchgeführt werden können,
sondern es sich bei dem Handling dieser Prüfleistung um eine Managementaufgabe
für den FM-Dienstleister handelt.
Die besonders wichtige Thematik in diesem Managementprozess ist,
dass auch die Mangelbeseitigung nach durchgeführter Prüfung vernünftig abgewickelt wird.
Sprich, der Kunde muss informiert werden, es müssen Angebote eingeholt werden,
es muss nachgehalten werden,
dass das Ganze beauftragt wird, die Leistungen müssen, wenn sie dann erbracht
wurden und eine entsprechende Dokumentation liegt, dem Sachverständigen mitgeteilt
werden und so weiter und so fort.
Es gibt noch einen wichtigen Aspekt, den viele auch vergessen.
Die Prüftätigkeit der Sachverständigen basiert auf der Dokumentation des Objektes.
Und das ist ganz, ganz häufig das Problem, dass die Dienstleister,
die FM-Dienstleister voraus die Unterlagen nicht vernünftig zusammensammeln.
Dann irgendwann die Prüfung durchgeführt werden müssen und sie den Sachverständigen
Personen nicht die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung stellen können.
Das führt dann im Umkehrschluss dazu, dass die eigentlich ihre Prüftätigkeit
nicht sauber ausführen können und wirft ein sehr, sehr schlechtes Bild auf den Auftragnehmer.
Also sprich auf den FM-Dienstleister, da er sich ja offensichtlich im Vorhinein
mit dem, ob er gar nicht so im Detail beschäftigt hat.
Wenn ich mich früh genug damit beschäftige, dann kann ich ja auch den Auftraggeber
sozusagen in Verzug setzen oder auffordern, mir diese Unterlagen zu übergeben.
Respektive, wenn er es nicht kann, habe ich vielleicht die Möglichkeit,
das ein oder andere an Unterlagen noch zu recherchieren bei Richtern, Planern,
vielleicht auch Akten bei der Bauaufsicht, im Bauaktenarchiv einzusehen,
wenn denn dort etwas hinterlegt ist oder sogar Unterlagen neu erstellen zu lassen.
Also deshalb ist das nochmal ein ganz, ganz spezielles Thema.
Und was bleibt jetzt als Konklusio aus diesen Ausführungen?
Neben der Aussage, der Vertrag muss analysiert werden und das konkrete Leistungssoll
pro Anlage muss herausgearbeitet werden.
Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, auch wenn das vielleicht das
eine oder andere Mal nicht so gehandhabt wird.
Und es gibt noch eine Schnittstelle, die man beachten muss. Werden Leistungen
vom FM-Dienstleister versuppt,
dann muss dieses Leistungssoll natürlich auch auf den Nachunternehmer übertragen
werden, weil es mir nichts bringt, dass ich zwar weiß, was gemacht werden soll,
der Nachunternehmer macht seine Leistung, seine Arbeit so, wie er es immer macht.
Nee, das funktioniert nicht, sondern er muss ja dann die Leistung vollumfänglich
so ausführen, wie ich es hätte auch machen müssen.
Also wäre es so, dass man erst einmal die Leistung natürlich so erbringt,
wie sie vertraglich geschuldet werden.
Sollten aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen zusätzliche Arbeiten notwendig
werden, dann muss dem Kunden das Ganze erläutert werden, er muss sozusagen aufgeklärt werden.
Das Ganze muss in einer Form stattfinden, die natürlich auch nachvollziehbar
ist und idealerweise bietet man es gleich an.
Dann, wenn die notwendigen Maßnahmen nicht beauftragt werden,
muss man sich überlegen, ob man das Objekt denn weiter betreiben kann.
Es kann ja sein, dass man dann zum Schluss kommt, naja, wenn er das nicht macht,
dann haben wir ein hohes Risiko und dann hängen wir im Zweifel irgendwie mit drinne.
Insbesondere mit drinnen hängt man aber, wenn man als FM-Dienstleister die Betreiberverantwortung
übernommen hat und dann muss man noch viel viel mehr auf eine vollständige Abarbeitung
des Leistungsprogramms,
das notwendig ist,
nicht zwingend nur dessen, was vertraglich vereinbart wurde,
sondern das, was notwendig ist, drängen,
um einfach auch selber seine eigene Haut im Zweifel zu retten.
Es bleibt also zu sagen, Inspektion, Wartung, Prüfung muss man zwingend ernst nehmen.
Es muss ja nicht immer gleich um Gesundheit, Menschenleben und so weiter gehen.
Aber häufig geht es einfach auch um teure Anlagen und wenn man die dann durch
mangelnde Leistungen kaputt fährt, ist das natürlich wirklich sehr,
sehr negativ und möglicherweise auch extrem teuer.
Abgesehen davon, und das möchte ich hier nicht verheimlichen,
wenn man Facility Management Leistungen auditiert, dann erkennt man die Qualität
der Dienstleister sehr, sehr schnell daran,
wie gut Wartungsleistungen erbracht werden, wie gut Wartungsleistungen gemanagt werden.
Das heißt eben auch das Nachhalten von Angeboten für Instandsetzung und so weiter und so fort.
Das ist also nochmal so ein Punkt, wo man dann auch weg von den harten technischen
und gegebenenfalls rechtlichen Fakten hin zum Darstellen seiner eigenen Leistung kommt.
Das sollte man nicht kleinreden oder unterschätzen.
Im Endeffekt, FM lebt ja auch vielfach neben aggressiven Preisverhandlungen
von der Reputation des Dienstleisters. Jo, in diesem Sinne, ich wünsche euch
erst einmal einen guten Start in die Woche.
Habt viel Spaß im FM und angrenzenden Bereichen. Wir hören uns beim nächsten Mal. Euer Carsten.
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